Cách hạn chế chi phí in ấn

thần thoạithần thoại

00:19 - 13/10/0

Trong môi trường cạnh tranh mạnh mẽ ngày nay, tích cực mở khóa năng suất và chi phí quản lý là những thành phần quan trọng để duy trì và xây dựng một vị thế thị trường.

Một trong những thách thức trong việc cung cấp các cải tiến năng suất phù hợp cùng với chi phí ngăn chặn là làm thế nào để cân bằng quản lý lợi nhuận.

Xem thêm dịch vụ in giá rẻ của chúng tôi.

https://i2.vitalk.vn/thread/src/2018/10/13/9376335179_1539364862.jpg

Năng suất và kiểm soát chi phí

Một chiến lược ít được công nhận, mang lại kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả mà không ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và tinh thần, là tối ưu hóa các dịch vụ in của tổ chức.

Mặc dù khái niệm “không cần giấy tờ” được nhiều người biết đến, các tổ chức thuộc mọi quy mô vẫn tiếp tục được hướng dẫn bằng tài liệu, có thể thông qua các quy trình nội bộ, hệ thống báo cáo của họ hoặc các chiến lược mua lại và giữ khách hàng của họ.

Nhiều giám đốc điều hành đang tích cực tìm kiếm các chiến lược có ý nghĩa để giảm chi phí trên cao trong khi thúc đẩy lợi nhuận trên tài sản khi đối mặt với bối cảnh hoạt động khắc nghiệt. Thách thức là làm thế nào để cung cấp trên hai mục tiêu mà không cần phải cam kết chi tiêu vốn lớn.

Các công ty in giá rẻ hiện nay đang dần khắc phục chi phí.

Tác động kinh tế ngày càng tăng của in ấn
Nghiên cứu của Gartner Group ước tính trung bình từ một đến ba phần trăm doanh thu hàng năm của công ty được tiêu thụ bằng cách sản xuất tài liệu. Nghiên cứu này ngụ ý một công ty trị giá 10 triệu đô la có khả năng chi tiêu từ 100.000 đô la đến 300.000 đô la cho sản lượng tài liệu trong năm nay.

Làm trầm trọng thêm tình trạng này là sự tăng trưởng liên tục của các chi phí này trong nhiều tổ chức. Thực hiện một chiến lược quản lý in toàn diện hiệu quả giúp kiểm soát lại các chi phí này cho tổ chức.

In màu số lượng ít vẫn là bài toán nan giải.

Dịch vụ in được quản lý là gì?
Dịch vụ in được quản lý (MPS) là gói dịch vụ doanh nghiệp được cung cấp bởi nhà cung cấp in quản lý tất cả các khía cạnh của thiết bị in kinh doanh của bạn, bao gồm máy in, máy quét, máy fax và máy photocopy. MPS kết hợp tư vấn, phần cứng, phần mềm, triển khai và hoạt động trong một giải pháp quản lý có thể bán được.

Bằng cách tối ưu hóa các thiết bị và dịch vụ in, các tổ chức tiết kiệm tiền và sản xuất ít giấy thải hơn, điều này rất tốt cho môi trường và tăng hiệu quả.


Ảnh của Agê Barros trên Unsplash
8 cách quản lý dịch vụ in lợi ích một tổ chức
Dưới đây là tám cách mà các chương trình MPS có lợi cho một tổ chức:

1. In Analytics

Trong khi Sở CNTT truyền thống phân tích các yêu cầu hạm đội máy in của tổ chức, thì hiếm khi sử dụng hiệu quả nhất thời gian hoặc nguồn lực của họ. Một nhà cung cấp MPS thích kinh nghiệm chuyên sâu phân tích các hạm đội in của tất cả các kích cỡ và cấu hình. Họ cũng có chuyên môn và kiến ​​thức chuyên môn trong phương pháp hợp nhất đội tàu máy in tốt nhất và thực hành để đảm bảo doanh nghiệp của bạn thực hiện đúng thiết bị với mức giá phải chăng. Phân tích này thường đánh giá tất cả các khía cạnh của nhu cầu in ấn của tổ chức của bạn bao gồm in ấn, quét, sao chép và fax.

2. Thay thế máy in không hiệu quả

Các nhà cung cấp dịch vụ in được quản lý có thể nhanh chóng xác định máy nào hoạt động kém hiệu quả và đề xuất các thay thế hiệu quả hơn, phản ánh chặt chẽ hơn nhu cầu của tổ chức của bạn. Các nhà cung cấp MPS là những chuyên gia có kinh nghiệm, hiểu biết hiểu cách kết hợp các thiết bị in với nhu cầu kinh doanh và quan trọng là ngân sách của họ.

3 streamline máy in địa phương

Một trong những khía cạnh đầu tiên để đánh giá là yêu cầu và sử dụng máy in cục bộ. Thông thường, máy in cục bộ chứng minh là không hiệu quả và thường đắt hơn để vận hành hơn là nhận ra. Các máy in này thường chỉ phục vụ một người dùng và hiếm khi được kết nối mạng, khiến chúng không hiệu quả trong các môi trường kinh doanh theo nhóm hướng đến ngày nay. Họ cũng thường yêu cầu hộp mực của họ đắt hơn và thêm độ phức tạp để quản lý mua và kiểm kê.

4. Tinh giản vị trí máy in

Định vị thiết bị in của bạn ở các khu vực dễ tiếp cận cho một khối lượng nhân viên quan trọng đã được chứng minh là cải thiện quy trình làm việc, tối đa hóa việc sử dụng thiết bị máy in và chứa chi phí in tổng thể. Thiết bị in dễ tiếp cận hỗ trợ năng suất của nhân viên và hiệu quả công việc. Tất cả thường xuyên, thời gian là lãng phí đi bộ trên tòa nhà hoặc đến tầng khác để thu thập tài liệu in, cản trở khả năng của nhân viên của bạn có được thông qua công việc của họ.

5. Giới thiệu tính dự đoán in

Các chương trình MPS tạo thuận lợi cho việc hợp nhất các chi phí in ấn, thiết bị và nhà cung cấp của bạn, tất cả đều cung cấp một tổ chức có tính minh bạch trong đầu tư in ấn của nó. Hợp tác với một nhà cung cấp MPS loại bỏ những bất ngờ không hài lòng xung quanh việc bảo trì thiết bị hoặc tổng chi phí in ấn không lường trước được.

6. Tự động cung cấp liên tục

Loại bỏ sự cần thiết phải tự đặt hàng hộp mực in thông qua một thỏa thuận MPS làm giảm gián đoạn công việc do mực ra khỏi tỷ lệ chứng khoán. Chương trình MPS của bạn giám sát các thiết bị của bạn và tự động hóa các lô mực được kích hoạt bởi các cảm biến máy in trên bo mạch, phát hiện tình huống mực in thấp, đảm bảo nhân viên của bạn vẫn hoạt động hiệu quả bằng cách loại bỏ thời gian ngừng hoạt động của thiết bị in.

7. Triển khai in từ xa

Nhờ in ấn di động, nhân viên của bạn sẽ có thể in từ xa từ các vị trí bên ngoài trang web, từ bất kỳ thiết bị nào trong hạm đội thiết bị của bạn. Hỗ trợ này tăng năng suất và truy cập thông tin bất kể vị trí địa lý. Bây giờ, nhân viên của bạn không cần phải đến văn phòng để in các giấy tờ quan trọng, và các nhân viên khác không phải lãng phí thời gian quý báu tìm kiếm tài liệu phù hợp để in cho họ. Nếu doanh nghiệp của bạn có môi trường in trên thiết bị di động, các nhà cung cấp MPS có thể giúp triển khai, duy trì và hỗ trợ hỗ trợ khắc phục sự cố in từ xa.

8. Hỗ trợ đào tạo và trợ giúp bàn

Các phòng CNTT thường tập trung vào các nhiệm vụ chính của họ. Đào tạo nhân viên về vận hành máy in và sửa chữa các vấn đề in ấn của họ hiếm khi được ưu tiên hàng đầu của họ. Các nhà cung cấp dịch vụ in được quản lý có thể cung cấp đào tạo nhân viên toàn diện và hỗ trợ Bộ phận trợ giúp liên tục cho các vấn đề in ấn.

Tầm quan trọng của chiến lược quản lý in được quản lý
Mặc dù môi trường hoạt động dễ bay hơi, hầu hết các công ty tiếp tục trải nghiệm sự tăng trưởng trong việc in ấn cả bên trong và bên ngoài tổ chức của họ, dẫn đến áp lực cho đúng kích cỡ đội tàu in của họ. Tương tự như vậy, nhiều công ty thấy mình đang in nhiều màu hơn trong văn phòng, điều đặc biệt quan trọng đối với chi phí in ấn tổng thể của họ cho các bản in màu có giá gấp từ 5 đến 10 lần so với bản in đen trắng.

Ngày đầu của các chi phí leo thang, nhiều công ty tham gia với nhiều nhà cung cấp cho phần cứng máy in, vật tư và sửa chữa. Quản lý các mối quan hệ này và xử lý nhiều hóa đơn sẽ tạo ra các chi phí không cần thiết và thêm vào sự phức tạp của tổ chức. Tương tự, nhiều công ty không biết họ đang chi tiêu gì cho việc in ấn văn phòng vì chi phí cho vật tư, dịch vụ, phần cứng và hỗ trợ được chôn cất trên nhiều dòng ngân sách.

Năng suất
In ấn cũng ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của tổ chức bạn. Cung cấp tài liệu đến đúng vị trí vào đúng thời điểm nằm ở trung tâm của bất kỳ quy trình làm việc nào. Không hiệu quả, máy in lão hóa thường chứng minh là dễ bị hỏng hóc, cản trở hiệu quả văn phòng.

May mắn thay, một chiến lược MPS được thực hiện tốt có thể trực tiếp nâng cao năng suất. Bảo trì phòng ngừa kết hợp với một chương trình tự động tái chế sẽ đảm bảo hạm đội của bạn hoạt động liên tục dẫn đến ít phiền nhiễu cho nhân viên của bạn từ thời gian ngừng máy in gây ra do lỗi cơ khí hoặc mất mực.

Tương tự như vậy, việc triển khai lại hệ thống in thích hợp đến các vị trí có khối lượng lớn cũng có thể nâng cao năng suất như có thể gỡ bỏ thiết bị lỗi thời hoặc không hiệu quả và làm mới công nghệ máy in của bạn để cung cấp chức năng mới tại các điểm chính cần thiết trong tổ chức của bạn.

Năng suất CNTT
Có lẽ tiết kiệm chi phí lớn nhất có thể được tìm thấy trong một bộ phận CNTT hiệu quả hơn. Tài nguyên CNTT nội bộ là một số khả năng tốn kém nhất của tổ chức của bạn. Việc sử dụng các tài nguyên này để sửa các thiết bị cơ khí như máy in không có ý nghĩa. Thay vì bảo vệ các cuộc gọi từ những người dùng thất vọng với các vấn đề về máy in, nhóm CNTT của bạn có thể tập trung vào các sáng kiến ​​cốt lõi như triển khai và nâng cấp phần mềm mới và bảo mật.

Một cơ sở hạ tầng in ấn không hiệu quả có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của bộ phận CNTT của bạn. Nghiên cứu chỉ ra rằng trong một số tổ chức, có tới 50% các cuộc gọi Bàn trợ giúp liên quan đến sự cố máy in. Cho máy in là các mặt hàng phần cứng cơ học; nhiều người trong số các cuộc gọi này yêu cầu một người CNTT để kiểm tra máy in. Nếu sự cố máy in liên quan đến phần cứng, cuộc gọi dịch vụ bên thứ ba thường được yêu cầu để khắc phục lỗi.

Nhiều thương hiệu máy in và các mô hình tiếp tục hợp chất vấn đề này. Mỗi mô hình có trình điều khiển in và giao diện người dùng khác nhau phải được cập nhật liên tục cùng với hệ điều hành. Tuy nhiên, các máy in tác động lớn nhất có năng suất CNTT là sự phân tâm mà chúng đại diện cho các tài nguyên CNTT đắt tiền và thường bị hạn chế của bạn. Tạo một chiến lược hiệu quả để tối ưu hóa dịch vụ in của bạn có thể giúp bạn kiểm soát chi phí CNTT và cải thiện năng suất của nhóm CNTT.

Lợi ích môi trường
In ấn cũng có thể có tác động đáng kể đến môi trường của chúng tôi. Nhân viên văn phòng trung bình tiêu thụ 10.000 trang giấy mỗi năm. Vì phải mất 60 phần trăm của một cây để sản xuất một trường hợp giấy, mỗi nhân viên văn phòng tiêu thụ khoảng 1,2 cây mỗi năm. Thêm vào đó các khí nhà kính phát ra bởi các quá trình công nghiệp được sử dụng trong làm giấy, nhân với số lượng nhân viên trong tổ chức của bạn và bạn nhanh chóng bắt đầu thấy khả năng in ấn tác động có thể có trên môi trường.


"Một cây đơn độc trong cánh đồng lúa mì xanh tươi" của Johann Siemens trên Unsplash
Máy in và máy photocopy cũng tiêu thụ một lượng điện lớn. Máy in luôn bật, nghĩa là chúng liên tục tiêu thụ điện và sử dụng nhiệt trong quá trình in để kết hợp mực in với giấy. Do đó, máy in đại diện cho một người tiêu dùng lớn nhất của văn phòng tiêu biểu của điện.

Chủ động quản lý hạm đội máy in của bạn cũng cho phép thực hiện các sáng kiến ​​để giảm lượng khí thải carbon của tổ chức của bạn. Việc giảm sử dụng giấy không chỉ làm giảm số lượng cây mà công ty bạn tiêu thụ, mà còn giúp bù đắp chi phí giấy in tăng lên. Nơi bắt đầu rõ ràng là giảm lượng giấy sử dụng. Áp dụng in hai mặt (in hai mặt) để giảm mức tiêu thụ giấy. Tương tự như vậy, một số tổ chức áp dụng công nghệ biểu mẫu điện tử để loại bỏ nhu cầu về các biểu mẫu được in sẵn tốn kém. Bạn cũng có thể giảm tiêu thụ điện bằng cách đảm bảo các biện pháp tiết kiệm điện được tích hợp để đưa hệ thống in của bạn ở chế độ chờ trong thời gian sử dụng chậm.

Nguồn cung cấp máy in cũng đi kèm với tác động môi trường của họ. Các hộp mực máy in trung bình mất 3 quarts dầu để sản xuất. Nếu hộp mực máy in không được tái chế thì phải mất hơn 1.000 năm để hộp mực đó bị phân hủy tại bãi rác. Do đó, càng có nhiều tổ chức làm giảm thiểu chất thải liên quan đến in của họ; lượng khí thải carbon thấp hơn.

Quản lý chi phí hoạt động
Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể đo lường. Chiến lược dịch vụ in được quản lý bắt đầu với đánh giá toàn diện về tình hình hoạt động hiện tại của bạn. Mục tiêu là để đánh giá Tổng chi phí sở hữu (TCO) của văn phòng in ấn của bạn và xác định các cơ hội để giảm chi phí hoạt động của bạn cho các mặt hàng liên quan đến in ấn.


Ảnh của Jonathan Brinkhorst trên Unsplash
Đánh giá MPS cung cấp cả đường cơ sở để đo lường sự cải thiện và ảnh chụp nhanh tình hình hiện tại của bạn để làm nổi bật các cơ hội cải tiến. Hiểu tình hình hiện tại của bạn cung cấp một đường cơ sở để làm việc với để chứa chi phí ngày càng tăng.

Chiến lược dịch vụ in được quản lý của bạn có thể được so sánh với điểm chuẩn này để đánh giá hiệu quả liên tục của chương trình. Tối ưu hóa hạm đội có thể bao gồm hợp nhất các thiết bị dư thừa, giảm thêm việc sử dụng điện và chi phí của bạn.

Bốn trình điều khiển chính của MPS
Chiến lược MPS hiệu quả giúp tăng khả năng hiển thị và kiểm soát việc sử dụng bản in, đảm bảo tính khả dụng của thiết bị và giảm chi phí đáng kể trong khi thực hiện các lợi ích môi trường đáng kể.

1. Giảm chi phí in ấn chi tiết hơn: Một MPS hiệu quả sẽ nhận thấy tiết kiệm bằng cách hợp lý hóa hạm đội máy in của bạn, tăng tỷ lệ nhân viên / máy in và sử dụng các thiết bị hiệu quả hơn. Hợp đồng thuê nhà đã vượt qua nhu cầu chi vốn để mua phần cứng mới và có thể thay thế mô hình chi phí vốn bằng mô hình hàng tháng / hàng quý bao gồm phần cứng, dịch vụ và vật tư, cung cấp chi phí minh bạch và có thể dự đoán cao

2. Năng suất được cải thiện: Như bạn, MPS cung cấp hỗ trợ chủ động và bảo trì định kỳ, nhân viên hưởng lợi từ thời gian hoạt động tăng, ít mất điện hơn trong khi gánh nặng của Bàn Trợ giúp CNTT giảm đáng kể, khiến nhân viên CNTT tập trung vào năng lực quan trọng của họ

3. Tăng cường bảo mật và tuân thủ: MPS có thể xác định các rủi ro bảo mật tài liệu và đề xuất các giải pháp, chẳng hạn như 'kéo in', tăng cường bảo mật cũng như bảo mật và cung cấp các đường dẫn kiểm tra đầu cuối

4. Giảm tác động môi trường: Giảm tiêu thụ năng lượng thông qua hợp nhất thiết bị, trong khi sử dụng giấy có thể được giảm thông qua các thực hành in thông minh như in hai mặt, tập sách và in ấn an toàn. Việc sử dụng giấy và mực / mực thừa quá mức thông qua đầu ra 'bị mất' chỉ nằm trong khay máy in hoặc được lấy bởi người sai cũng được giảm thiểu thông qua việc chấp nhận in kéo. Các chương trình MPS cũng cung cấp các quy định thân thiện với môi trường và xử lý các vật tư tiêu hao đã qua sử dụng.

Phần kết luận
Trong môi trường hoạt động phức tạp và cạnh tranh cao ngày nay, cung cấp các mệnh lệnh kép có chứa chi phí trong khi nâng cao năng suất thường đòi hỏi một số suy nghĩ bên. May mắn thay, một con đường để khai thác những lợi ích này nằm trong việc thực hiện một chiến lược dịch vụ in tối ưu hợp lý. Vài sáng kiến ​​khác có thể đồng thời cung cấp quản lý chi phí, tăng năng suất, giải phóng tài nguyên CNTT cùng với việc giảm thiểu lượng khí thải carbon của bạn.

Bình luận
-
Bạn có thể quan tâm
Thông báo
Giúp chúng tôi hiểu điều gì đang xảy ra

Có vấn đề gì vậy?